Передача документів до архіву при ліквідації ТОВ у 2026 році: зразок листа

Як правильно оформити звернення до архівної установи з проханням прийняти документи постійного та тривалого зберігання у зв’язку з ліквідацією товариства з обмеженою відповідальністю, щоб дотриматися вимог архівного законодавства України у 2026 році?

Для передачі документів до архівної установи у зв'язку з ліквідацією ТОВ необхідно підготувати офіційне звернення від імені ліквідатора або голови ліквідаційної комісії. Передачі підлягають насамперед документи з кадрових питань (особового складу) та документи тривалого зберігання.

Обґрунтування

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, розділ XV, глава 3, п. 3, у разі ліквідації юридичної особи, яка не має органу вищого рівня, її архівні справи (що не належать до Національного архівного фонду — НАФ), зокрема з кадрових питань, передаються до трудового архіву або приватної архівної установи.

Відповідно до оновлених норм Правил №1000/5 (зі змінами від 16.03.2026 №667/5), архівна установа після прийняття документів зобов'язана видати довідку. Ця довідка є обов’язковою для подання державному реєстратору для завершення процедури припинення юридичної особи (Правила №1000/5, розділ XV, глава 3, п. 9).

Зразок листа

Директору [Назва архівної установи / Трудового архіву] [Прізвище та ініціали керівника] [Адреса архівної установи]

Ліквідатора (Голови ліквідаційної комісії) Товариства з обмеженою відповідальністю «[Назва ТОВ]» [Прізвище, ім'я, по батькові] Код ЄДРПОУ: [номер] Контактний телефон: [номер]

ВИХ. №___ від «___» __________ 2026 р.

ЛИСТ щодо прийняття документів на архівне зберігання

Повідомляю, що на підставі рішення засновника (учасників) №___ від «» ________ 20 р. розпочато процедуру ліквідації Товариства з обмеженою відповідальністю «[Назва ТОВ]» (запис у ЄДР про перебування у процесі припинення від «» ________ 20 р. №___________).

Керуючись статтею 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та розділом XV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, просимо прийняти на зберігання документи ТОВ «[Назва ТОВ]», що підлягають тривалому зберіганню, зокрема документи з кадрових питань (особового складу) за період з [рік] по [рік].

Документи впорядковані відповідно до вимог законодавства. До листа додаються проєкти описів справ.

Після прийняття документів просимо видати довідку про прийняття справ на зберігання для надання державному реєстратору з метою державної реєстрації припинення юридичної особи згідно з пунктом 9 глави 3 розділу XV Правил №1000/5.

Просимо повідомити про дату та час проведення експертизи цінності документів та підписання акта приймання-передавання.

Додатки:

  1. Копія рішення про ліквідацію ТОВ.
  2. Проєкти описів справ (у 3-х примірниках).

Ліквідатор (Голова ліквідаційної комісії) ТОВ «[Назва ТОВ]»

_________________ / [Прізвище та ініціали] / (підпис)

Важливі посилання: