Оплата корпоративною карткою представницьких витрат: оформлення, оподаткування та штрафи

Директор у січні 2026 року оплатив представницькі витрати корпоративною карткою без фіскального чеку. Строк звітування минув. Чи можна віднести суму на витрати лише за наказом, авансовим звітом або бухдовідкою з оподаткуванням ПДФО та ВЗ? Чи слід утримати суму із зарплати та податки через прострочення і чи передбачені штрафи за несвоєчасне утримання?

Документальне підтвердження: чи достатньо наказу?

Сума надміру витрачених коштів — це кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт та не повернуті у встановлені законодавством строки, або витрати, не підтверджені належними документами, що засвідчують вартість таких витрат. Наказ директора чи бухгалтерська довідка без доданих до них оригіналів документів (чеків РРО, квитанцій, видаткових накладних, актів тощо) не є достатньою підставою для визнання витрат господарськими. У цій ситуації сума, списана з КПК, класифікується як надміру витрачені кошти, видані під звіт, за якими не надано підтвердних документів (пп. 170.9.1 ПКУ).

Порядок оподаткування

Якщо строк звітування минув (для витрат за січень 2026 року — це кінець лютого 2026 року), а документи не надано, сума стає об’єктом оподаткування ПДФО та військовим збором як додаткове благо фізичної особи:

1. ПДФО розраховується із застосуванням «натурального» коефіцієнта згідно з пп. 164.5 ПКУ. При ставці 18% коефіцієнт становить 1,219512;

2. Військовий збір утримується з фактичної суми витрат без застосування коефіцієнта;

3. Сума доходу відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку з ознакою доходу «118».

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, податок має бути утриманий за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу особи (після його оподаткування) за відповідний місяць. Якщо суми доходу недостатньо — за рахунок доходів наступних місяців до повної сплати.

Ключові моменти

  • якщо строки подання звіту та повернення коштів уже минули, оподаткування здійснюється незалежно від того, чи поверне працівник відповідні кошти;
  • роботодавець не має права утримувати з заробітної плати працівника неповернені кошти за результатами відрядження без його письмової заяви та відповідного наказу (розпорядження) (ст. 127 КЗпП).

Відповідальність

Якщо бухгалтер виявив прострочення звітування вже після завершення граничних строків сплати податків, підприємству як податковому агенту загрожують:

  • Штраф за ст. 125-1.2 ПКУ за ненарахування та/або неутримання, та/або несплата (неперерахування), та/або нарахування, сплата (перерахування) не в повному обсязі ПДФО та ВЗ (10% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету, а якщо дії визнають навмисними — 25%);
  • Пеня за кожний день прострочення (ст. 129 ПКУ);
  • Адміністративний штраф на посадових осіб (ст. 163-4 КУпАП).

Висновки

1. Витрати з КПК без первинних документів не підтверджують господарський характер операції, тому розглядаються як надміру витрачені підзвітні кошти працівника;

2. Після спливу строків звітування такі суми визнаються додатковим благом, оподатковуються ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта та військовим збором і відображаються у 4ДФ, при цьому повернення коштів не скасовує оподаткування;

3. У разі ненарахування або несвоєчасної сплати податків підприємству загрожує штраф у розмірі 10% від суми податку, а при встановленні умисності — 25%, додатково нараховується пеня за кожен день прострочення та можливий адміністративний штраф на посадових осіб.