Корпоративна картка: на кого списувати витрати і як правильно оформити авансовий звіт?

Запитання

1. Яким чином правильно оформити авансовий звіт у зазначеній ситуації: на якого працівника слід відносити витрати — на працівника, на якого оформлена корпоративна платіжна картка, чи на працівників, які безпосередньо направляються у відрядження?
2. Який порядок документального оформлення використання корпоративної платіжної картки іншою уповноваженою особою?
3. Чи можливо оформити внутрішній розпорядчий документ (наказ), який надає право тревел-менеджеру здійснювати такі оплати та оформлювати інвойси на інших працівників? Якщо це можливо, просимо, за можливості, надати також зразок відповідного наказу.

Відповідь

На кого оформлюється авансовий звіт

Згідно з пп. 170.9 ПКУ, обов’язок подання авансового звіту покладається на підзвітну особу — працівника, який отримав кошти або здійснив витрати за дорученням роботодавця. У випадку використання корпоративної платіжної картки такою особою є її держатель, оскільки саме він є відповідальним за здійснені витрати.

При цьому в описаній ситуації фактично виникають дві підзвітні особи: працівник — держатель картки, який здійснює оплату витрат, та працівник, направлений у відрядження, який звітує про результати такого відрядження.

Щодо оформлення інвойсів та інших підтвердних документів. Для цілей обліку і неоподаткування відшкодування витрат на відрядження важливо, щоб документи підтверджували не просто оплату послуги, а саме те, кому така послуга надана, в чиїх інтересах вона придбана та з яким відрядженням вона пов’язана. Тому найбезпечнішим є оформлення документів або на підприємство, або на відрядженого працівника як безпосереднього отримувача послуг із одночасним підтвердженням, що оплату здійснено корпоративним платіжним засобом уповноваженої особи. Якщо ж в інвойсах зазначено тревел-менеджера, слід мати додаткові внутрішні документи, які підтверджують її повноваження на бронювання, а також зв’язок таких витрат із конкретним працівником, направленим у відрядження. Інакше може виникнути ризик, що податківці розцінять компенсацію не як відшкодування підтверджених витрат відрядженого працівника, а як оподатковуваний дохід.

Використання корпоративної платіжної картки іншою уповноваженою особою

КПК належать до електронних платіжних засобів (ЕПЗ) (п. 56, 13 ст. 1 Закону №1591-IX). Розраховуватися за допомогою КПК має право лише працівник — довірена особа підприємства, на ім’я якого випущено таку картку. Передавати КПК за довіреністю іншій особі заборонено, крім випадків емісії додаткового ЕПЗ для довіреної особи (п. 15 ст. 38 Закону №1591). Для КПК це довірена особа підприємства, на ім’я якої випущено картку та/або дані якої «прив’язали» до картки під час її активації.

Якщо КПК випущено на конкретну фізичну особу, яка вже є довіреною, і в договорі з банком чітко зазначено, що картка не підлягає передачі, то будь-який внутрішній наказ підприємства не змінює цієї вимоги.

Для врегулювання ситуації щодо оплати рахунків, виставлених на інших осіб під час службових відряджень з КПК, у наказі «Про затвердження Порядку використання корпоративної платіжної картки» можна передбачити наступну фразу: «Оплата рахунків, виставлених на інших осіб, допускається лише у разі, якщо послуга фактично була використана тримачем картки».

Висновки

Авансовий звіт подається працівником — держателем корпоративної платіжної картки як підзвітною особою, оскільки саме він здійснює витрати та несе відповідальність за використання коштів (п. 170.9 ПКУ).

У ситуації з відрядженнями фактично беруть участь дві підзвітні особи:

• держатель картки — щодо здійснення витрат;
• відряджений працівник — щодо звітування за результатами відрядження.

Для підтвердження витрат вирішальне значення має не лише факт оплати, а й належне документальне оформлення, яке дозволяє ідентифікувати: отримувача послуг, зв’язок витрат із конкретним відрядженням та їх господарську спрямованість.

Найбезпечнішим є оформлення первинних документів на підприємство або відрядженого працівника. Якщо документи оформлені на іншу особу (наприклад, тревел-менеджера), необхідно мати внутрішні документи, що підтверджують її повноваження та зв’язок витрат із відрядженням.

За відсутності належного документального підтвердження існує ризик, що такі витрати будуть розцінені контролюючими органами як додаткове благо відрядженого працівника з відповідним оподаткуванням.

Корпоративна платіжна картка може використовуватися виключно особою, на яку вона оформлена. Передача картки або її реквізитів іншим особам заборонена, за винятком випадків оформлення додаткової картки (Закон №1591-IX).

Внутрішні розпорядчі документи підприємства можуть регулювати порядок організації витрат (зокрема роль тревел-менеджера), однак не можуть змінювати вимоги законодавства та умови використання корпоративної картки.