Інвойс замість акта з 01.04.2026 року: як правильно відобразити витрати і ПДВ?

Підприємство отримує ІТ-послуги від нерезидента. Інвойси надходять щомісяця електронною поштою, але не обов’язково датовані останнім днем періоду. Чи можна з 01.04.2026 р. відмовитися від актів і використовувати інвойс як первинний документ? Якою датою відображати витрати та визначати ПДВ при імпорті послуг, якщо інвойс складений раніше періоду надання послуг?

Інвойс як первинний документ: еволюція підходу

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити та може бути складений у паперовій або електронній формі.

До змін 2026 року позиція Мінфіну була наступною: інвойс може визнаватися первинним документом за умови, що він:

Фактично оплата розглядалася як підтвердження прийняття послуг (аналог підпису замовника).

Разом з тим після внесення змін Законом України від 24.02.2026 №4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг»:

- відсутність підпису замовника більше не є порушенням;

- допускається використання односторонніх документів за умови, що:

  • документ містить період надання послуг;
  • порядок документування передбачений договором;
  • операція відображається у періоді її здійснення.

Таким чином, законодавство фактично підтвердило можливість використання інвойсу як первинного документа (по суті — як акта) без прив’язки до факту оплати.

Роль оплати після змін: не вимога, але доказ

Хоча Закон про бухоблік не містить вимоги щодо оплати як умови «дійсності» документа, її значення не зникає. Оплата вже не є умовою визнання інвойсу первинним документом, але залишається ключовим доказом реальності господарської операції.

З огляду на практику ДПС, можна очікувати, що акцент зміститься з «чинності документа» на «реальність операції» і саме оплата буде одним із ключових доказів такої реальності.

Бухгалтерський облік: пріоритет періоду, а не дати інвойсу

Відповідно до ст. 4 Закону про бухоблік та НП(С)БО 1 застосовується принцип нарахування, зокрема витрати визнаються у періоді фактичного отримання послуг і не залежать від дати складання інвойсу або дати оплати.

Більше того, оновлена редакція ст. 9 Закону про бухоблік прямо вимагає відображати операції у періоді їх здійснення

Отже, якщо, інвойс датований, наприклад, лютим, але стосується періоду «січень», то з позиції бухгалтерського обліку витрати мають бути відображені саме у січні. Такий підхід забезпечує коректне віднесення операції до відповідного звітного періоду без спотворення показників обліку.

ПДВ: проблема першої події

Датою виникнення податкових зобов’язань за операціями з постачання нерезидентами суб’єктам господарювання послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, є дата списання коштів з рахунку платника податку в банку/небанківському надавачі платіжних послуг на оплату послуг або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг нерезидентом, залежно від того, яка з подій відбулася раніше (пп. 187.8 ПКУ).

У цьому контексті виникає питання, зокрема Закон про бухоблік вимагає орієнтуватися на період надання послуг, а ПКУ — на дату документа або оплату.

Так у платника може виникнути «часовий розрив».

Розглянемо ситуацію:

  • інвойс складений у лютому;
  • період надання послуг — січень;
  • оплата — у березні.

У такому випадку:

  • відображення в обліку - січень;
  • дата інвойсу - лютий;
  • оплата - березень.
  • Фактично виникає три різні дати.

Тому, якщо інвойс визнається первинним документом (аналогом акта) на дату його складання, то саме ця дата вважається датою оформлення документа постачання. У такому випадку податкові зобов’язання з ПДВ виникають за датою інвойсу. При цьому оплата завжди буде другою подією.

Водночас у такій моделі фактично виникає ситуація, коли перша подія визначається за інвойсом навіть щодо послуг, які ще не надані або належать до іншого періоду. Такий підхід є дискусійним з точки зору економічної сутності операції.

Аналіз ситуації

З урахуванням наведеного інвойс дійсно може виконувати функцію акта і бути підставою для відображення витрат у періоді надання послуг.

Водночас найбільш проблемним залишається питання ПДВ, оскільки виникає часовий розрив між:

  • періодом надання послуг;
  • датою інвойсу;
  • датою оплати.

У зв’язку з цим доцільно:

  • уникати ситуацій, коли інвойс складено поза межами періоду надання послуг;
  • забезпечити, щоб інвойс за певний період складався в межах цього ж періоду.
  • У такому випадку можна орієнтуватися на дату інвойсу або оплату без виникнення розривів.

Якщо ж інвойс складено пізніше, виникає часовий розрив, який суттєво ускладнює визначення першої події та адміністрування ПДВ. Та в будь-якому випадку за наявності варіативності доцільно отримати ІПК.

Висновок

Інвойс нерезидента може визнаватися первинним документом (аналогом акта), якщо це передбачено договором, незалежно від факту оплати, що узгоджується зі змінами до ст. 9 Закону про бухоблік. Відповідно, за наявності необхідних реквізитів та зазначення періоду надання послуг він є достатньою підставою для відображення операції в обліку. При цьому витрати у бухгалтерському обліку визнаються за принципом нарахування — у періоді фактичного отримання послуг, навіть якщо інвойс складений пізніше.

Разом з тим для цілей ПДВ застосовується інший підхід. Відповідно до пп. 187.8 ПКУ визначальним є правило першої події — за датою оплати або датою документа, що підтверджує постачання. Саме це може призводити до часових розривів у разі невідповідності між датою інвойсу, періодом надання послуг і датою оплати, що, у свою чергу, ускладнює облік та підвищує податкові ризики. З огляду на це практично доцільно забезпечувати, щоб інвойс складався в межах того ж періоду, за який надаються послуги.

У наведеній ситуації така умова виконується, зокрема, послуги фактично надаються у тому ж періоді, в якому складено інвойс, а отже, часовий розрив відсутній. За таких обставин питання визначення першої події зводиться до загального правила пп. 187.8 ПКУ. З огляду на те, що оплата здійснюється на дату інвойсу або після неї, то вона фактично вважається другою подією.

Водночас, враховуючи відсутність усталеної практики застосування нових норм, для мінімізації податкових ризиків доцільно отримати індивідуальну податкову консультацію.

Читайте також: