Відповідно до абзацу першого п. 7 ст. 3 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265) суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосовуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для виконання платіжної операції зобов’язані подавати до контролюючих органів звітність, пов’язану із застосуванням реєстратора розрахункових операцій (далі – РРО) та розрахункових книжок (далі – РК), не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця у разі, якщо п. 7 ст. 3 Закону № 265 не передбачено подання інформації по дротових або бездротових каналах зв’язку.
Статтею 5 Закону № 265 визначено, що на період виходу з ладу РРО та здійснення його ремонту або у разі тимчасового, не більше 7 робочих днів, відключення електроенергії проведення розрахункових операцій здійснюється з використанням книги обліку розрахункових операцій (далі – КОРО) та РК або із застосуванням належним чином зареєстрованого резервного РРО. На період виходу з ладу програмного РРО (далі – ПРРО) проведення розрахункових операцій не здійснюється до моменту усунення несправностей.
Якщо під час виходу з ладу РРО використовувалася РК, разом із ЗВР-1 подається Довідка про використані РК (у складі Звіту за ф. № ЗВР-1).
Відповідно до п. 3 Порядку № 13 Звіт за ф. № ЗВР-1 подається СГ щодо всіх КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуться разом із РК у випадках, визначених Законом № 265. При поданні звітності одночасно надавати КОРО чи РК не потрібно (пп. 4, 5 Порядку № 13)
СГ, включені до системи подання податкових документів в електронному вигляді, подають Звіт за ф. № ЗВР-1 за ідентифікатором форми FJ0500203 в електронній формі засобами електронного зв’язку з дотриманням вимог законів у сфері електронного документообігу та використання електронних документів із зазначенням обов’язкових реквізитів електронних документів.
Наводимо порядок заповнення Звіту за формою № ЗВР-1
- У рядку «До державної податкової інспекції» зазначається назва району, міста, району в місті та міста (для міст з районним розподілом).
- У рядку «реквізити суб’єкта господарювання» наводяться найменування СГ (найменування для юридичних осіб або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) для фізичних осіб – підприємців), податковий номер або серія та номера паспорта та його місцезнаходження (місце проживання) (п. 2 Інструкції № 13).
Згідно з п.п. 3 – 8 Інструкції № 13 у графах 1 – 3 вказуються такі дані:
- у графі 1 – порядковий номер запису у Звіті за ф. № ЗВР-1;
- у графі 2 – фіскальний номер КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю (такий фіскальний номер зазначений на титульній сторінці КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю);
- у графах 3 – 5 – зазначаються такі суми розрахунків за звітний місяць:
- у графі 3 – загальна сума проведених за звітний місяць розрахункових операцій, тобто сума коштів, яку отримано від покупців за реалізовані товари (надані послуги) (дана сума відображається у графі 5 розд. 2 КОРО, зареєстрованої на РРО, або у графі 7 КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю);
- у графі 4 – частина суми розрахунків, зазначеної в графі 3, що оподатковується податком на додану вартість (далі – ПДВ) (дана сума відображається у графі 6 розд. 2 КОРО, зареєстрованої на РРО, або у графі 8 в КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю. Якщо акцизний податок не сплачується, то графи 3 та 4 Звіту за ф. № ЗВР-1 повинні співпадати);
- у графі 5 – частина суми розрахунків, зазначеної в графі 3, що оподатковується акцизним податком (дана сума відображається платниками акцизного податку у графі 7 розд. 2 КОРО, зареєстрованої на РРО, або у графі 9 КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю);
- у графі 6 – сума ПДВ, обчислена виходячи із суми розрахунків, зазначеної у графі 4 (дана сума відображається у графі 8 розд. 2 КОРО, зареєстрованої на РРО, або у графі 10 в КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю. Якщо СГ використовується декілька ставок ПДВ, зокрема, 20 відс. та 7 відс., то зазначається загальна сума податку);
- у графі 7 – сума акцизного податку, обчислена виходячи із суми розрахунків, зазначеної у графі 5 (дана сума відображається у графі 9 розд. 2 КОРО, зареєстрованої на РРО, або у графі 11 в КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю);
- у графі 8 зазначається загальна сума коштів, виданих при поверненні товару (рекомпенсації послуги тощо) (дана сума відображається у графі 10 розд. 2 КОРО, зареєстрованої на РРО, або у графі 12 в КОРО, зареєстрованої на господарську одиницю). Якщо протягом звітного місяця через РК були зареєстровані помилково введені суми, то ці суми не включаються до граф 3 – 8. За бажанням СГ до Звіту за ф. № ЗВР-1 можна додати пояснювальну записку щодо помилково введених сум.
- У рядку «Разом» граф 3 – 8 зазначаються підсумки показників за відповідними графами. Якщо протягом звітного місяця через РК були зареєстровані помилково введені суми, то ці суми не включаються до граф 3 – 8. За бажанням СГ до Звіту за ф. № ЗВР-1 можна додати пояснювальну записку щодо помилково введених сум.
- Звіт за ф. № ЗВР-1 заповнюють в гривнях з копійками, підписують директор (керівник) та головний бухгалтер – для – юридичних осіб, особисто фізична особа – підприємець – для фізичних осіб. Факт прийняття Звіту за ф. № ЗВР-1 контролюючим органом засвідчується підписом (кваліфікованим електронним підписом) уповноваженої посадової особи цього органу із зазначенням дати його подання.
- Звіт за ф. № ЗВР-1 скріплюється печаткою СГ, якщо наявність такої у СГ передбачена чинним законодавством.
Звіт за ф. № ЗВР-1 слід заповнювати відповідно до Інструкції № 13 та подавати до контролюючого органу не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця щодо всіх КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, та щодо КОРО, зареєстрованих на РРО, у разі використання РК на період виходу з ладу РРО та/або відключення електроенергії.
При цьому, в разі використання РК на період виходу з ладу РРО подається Довідка у складі Звіту за ф. № 3ВР-1.