Повернення добових при скасуванні відрядження

Працівнику 27.02 видано аванс на відрядження (добові), але поїздка не відбулася через скасування з боку приймаючої сторони. У який строк і яким чином працівник має повернути суму добових, якщо відрядження не здійснено та які податкові й бухгалтерські наслідки невчасного повернення таких коштів?

Коротка відповідь

Працівник зобов’язаний повернути отримані добові до каси або на рахунок підприємства, оскільки відрядження не відбулося. Для цього необхідно видати наказ про скасування відрядження, а кошти мають бути повернуті не пізніше 31 березня 2026 року (кінець місяця, наступного за місяцем скасування), щоб уникнути оподаткування.

Обґрунтування

1. Документальне оформлення

Оскільки відрядження скасовано з ініціативи приймаючої сторони, керівник підприємства має видати наказ (розпорядження) про скасування відрядження. У наказі слід зазначити причину скасування (наприклад, на підставі повідомлення від приймаючої сторони) та встановити строк для повернення виданого авансу (добових).

2. Строки повернення коштів

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ, повернення суми надміру витрачених коштів (у даному випадку — невикористаного авансу через скасування поїздки) здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершується таке відрядження (або в якому воно мало відбутися).

  • Оскільки виплата була 27.02.2026 р., граничний строк повернення коштів без податкових наслідків — 31 березня 2026 року.

3. Наслідки неповернення

Якщо працівник не поверне кошти у встановлений строк, сума добових включається до його загального місячного оподатковуваного доходу як надміру витрачені кошти, не повернуті в строк (пп. 170.9.1 ПКУ). У такому разі роботодавець зобов'язаний утримати:

  • ПДФО за ставкою 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512 (пп. 164.5 ПКУ);
  • Військовий збір за ставкою 5% (згідно з чинними нормами з 1 грудня 2024 року).

4. Особливості для бюджетних установ

Якщо ваше підприємство фінансується з бюджету, ви зобов'язані дотримуватися Інструкції №59. Згідно з п. 11 розділу II цієї Інструкції, у разі скасування відрядження працівник має повернути кошти протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування. Для приватних підприємств ця норма має рекомендаційний характер, проте її часто фіксують у внутрішньому Положенні про відрядження.

Рекомендації

  1. Видайте наказ про скасування відрядження поточною датою;
  2. Попросіть працівника повернути кошти якомога швидше (бажано протягом 3-х днів), щоб закрити дебіторську заборгованість у бухгалтерському обліку;
  3. Якщо кошти повертаються на картку підприємства, працівник має надати підтвердження операції (чек/квитанцію). Авансовий звіт у разі повного повернення авансу через скасування поїздки зазвичай не складається, якщо інше не передбачено вашим внутрішнім Положенням.