Варіанти документального підтвердження відряджень за кордон

Старт, з 12 жовтня 2025 року, нової автоматизованої системи обліку перетину кордону, вніс коригування в усталену практику збору та надання підтвердних документів про відрядження за кордон.

Пропонуємо наступний перелік можливих документів для подання в бухгалтерію, щоб підтвердити дати перетину кордону в обох напрямках та перебування за межами кордону України:

1) посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття з місця відрядження та прибуття до місця відрядження і в зворотному напрямку. Посвідчення може завірятися печаткою у разі її використання в господарській діяльності, в тому числі для засвідчення підпису службової особи, якою було здійснено реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження або прибувають з нього;

2) оригінал квитків на проїзд, інші проїзні документи та супутні документи, наприклад: квитанції щодо оплати постільних речей, на перевезення багажу;

3) оригінали рахунків (інвойсів, квитанцій) за тимчасове розміщення в житловому приміщенні, на бронювання місць в готелях та отримання побутових послуг з чітким підтвердженням оплати таких рахунків й суми сплачених коштів (в тому числі комісійних у разі обміну валюти);

4) документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів – виписки з клієнтського рахунку або особистого платіжного інструменту про списання коштів на потреби кожного відрядженого працівника (документи на оплату витрат, проведені одним платіжним засобом за кількох відряджених працівників, до відшкодування не приймаються. В такому випадку відшкодуванню підлягають лише витрати власника платіжного інструменту). Виписка з клієнтського рахунку може слугувати первинним документом, що підтверджує факт списання/зарахування коштів з/на цього/цей рахунок клієнта, якщо вона містить такі реквізити: назву документу (форми), дату складання; найменування клієнта/банку, прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) фізичної особи, зміст та обсяг операції, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у складанні виписки з рахунку клієнта/печатку банку;

5) письмовий звіт про відрядження на виконання поставлених завдань, що відповідають напрямку діяльності роботодавця, за межами постійного місця виконання посадових обов’язків, у затвердженій або довільній формі, погодженого безпосереднім керівником;

6) ксерокопії сторінок закордонного паспорту з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону (у випадку відрядження до країн, з якими встановлено цей обов’язок) і візою країни відрядження (у випадку відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим);

7) виписки з клієнтського рахунку або особистого платіжного інструменту про списання коштів в іноземній державі в день перетину кордону для підтвердження фактичних дат, замість відміток про перетин кордону в закордонному паспорті;

8) довідка (лист) сторони запрошення, куди відряджався працівник, в якій описано участь в заходах (конференціях, нарадах, семінарах, тренінгах, навчанні), які проводяться за місцем відрядження та за тематикою, що збігається з господарською діяльністю сторони відрядження;

9) протокол зустрічі або протокол про участь у переговорах для укладення договору чи контракту, в тому числі, договору про наміри, встановлення інших цивільно-правових відносин;

10) довідка від прикордонної служби про перетин кордону;

11) інші документи, що підтверджують фактичне перебування відрядженого працівника у відрядженні в залежності від специфіки діяльності роботодавця.

З метою належного інформування працівників вказаний перелік доцільно включити в один з розділів затвердженого на підприємстві наказом керівника Положення про службові відрядження працівників в межах України та за кордон, наприклад, - «Вимоги до документів, які додаються до авансового звіту».

Підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, у випадку відрядження за кордон, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

Документи, які складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову.

Висновки:

1. Конкретний перелік варіантів документів, які встановлюють зв’язок між відрядженням та його діловою метою, в локальному документі роботодавця (Положенні про службові відрядження) – це головний крок до належного документування та відображення в обліку даних господарських операцій.

2. Важливість документального підтвердження відряджень завжди була і буде на високому рівні, адже відрядження – це витрати господарюючого суб’єкта, які зменшують податок на прибуток до сплати та, зазвичай, перебувають під пильним контролем податкових органів.