Відображення перехідних лікарняних та донарахувань у Податковому розрахунку

Як правильно подати єдину звітність за грудень за таких умов. В мене є лікарняні за листопад, які були нараховані в грудні у сумі 388,10 грн, донарахування ЄСВ за листопад на мінімалку (база складає 5201,67 грн і сума донарахованого ЄСВ 1144,37 грн), доплата ПДФО, оскільки працівник має ПСП і ще не була відома вся база нарахування - 69,86 грн. Лікарняний за 19 днів грудня 1485,90 грн. Останні дні грудня теж був лікарняний, але статус - не був готовий до сплати. І працівник не працював у грудні жодного дня.

У звітності за грудень 2025 року вам потрібно відобразити всі нарахування, здійснені в цьому місяці, з розподілом лікарняних за місяцями, до яких вони належать. Оскільки лікарняний за кінець грудня ще не має статусу «Готовий до сплати», він не нараховується в грудні та не відображається у звіті за цей місяць.

Короткий алгоритм дій:

1. У Додатку 1 (Д1): Створіть три рядки: один для лікарняних за листопад, другий для донарахування ЄСВ до мінімальної бази за листопад (КТН 13) і третій для лікарняних за 19 днів грудня;
2. У Додатку 4ДФ: Відобразіть загальну суму нарахованих у грудні лікарняних (листопад + грудень) одним рядком із ознакою доходу «101». Суму ПДФО збільште на суму доплати (69,86 грн), виявленої під час перерахунку;
3. Військовий збір: Утримується за ставкою 5% з усієї суми нарахованих у грудні лікарняних.

Обґрунтування та порядок заповнення:

1. Додаток 1 (Д1) — ЄСВ

Лікарняні відображаються в місяці їх фактичного нарахування в бухобліку, але з розбивкою за місяцями, за які вони нараховані (пп.32 Порядку №1266).

Рядок 1 (Лікарняні за листопад):

• Графа 8 (Код категорії): «29»;
• Графа 10 (Місяць/рік): «112025»;
• Графи 16 та 17 (Сума): «388,10»;
• Графа 20 (Нарахований ЄСВ): «85,38» (388,10 × 22%).

Рядок 2 (Донарахування ЄСВ за листопад):

• Графа 9 (КТН): «13» (різниця до мінімальної бази);
• Графа 10 (Місяць/рік): «112025»;
• Графа 18 (Сума різниці): «5201,67»;
• Графа 20 (Сума ЄСВ): «1144,37».

Рядок 3 (Лікарняні за грудень):

• Графа 8 (Код категорії): «29»;
• Графа 10 (Місяць/рік): «122025»;
• Графа 12 (К-ть днів непрацездатності): «19»;
• Графа 14 (К-ть днів у трудових відносинах): «31» (оскільки працівник не працював, але перебував у трудових відносинах весь місяць);
• Графи 16 та 17 (Сума): «1485,90»;
• Графа 20 (Нарахований ЄСВ): «326,90» (1485,90 × 22%).

Важливо: Для перехідних лікарняних у місяці їх початку (грудень) ЄСВ нараховується на фактичну суму. Донарахування до мінімального страхового внеску за грудень (якщо загальна сума за місяць буде меншою за 8000 грн) ви зробите в січні 2026 року, коли нарахуєте решту лікарняних за грудень (лист ДФСУ від 02.02.2017 р. №1925/6/99-99-13-02-01-15).

2. Додаток 4ДФ — ПДФО та Військовий збір

Лікарняні для цілей оподаткування прирівнюються до заробітної плати пп. 169.4.1 ПКУ.

• Ознака доходу: «101».
• Графи 3 та 3а (Дохід): «1874,00» (388,10 + 1485,90).
• Графи 4 та 4а (ПДФО): «407,18».

Розрахунок: (1874,00 × 18%) + 69,86 (недоплата за результатами перерахунку). Згідно з пп. 169.4.4 ПКУ, недоплата стягується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу.

• Графи 5 та 5а (Військовий збір): «93,70».

Розрахунок: 1874,00 × 5%. З 1 грудня 2024 року ставка ВЗ становить 5% для доходів у вигляді заробітної плати та лікарняних.

3. Щодо лікарняного, який не готовий до сплати

Оскільки е-лікарняний за останні дні грудня ще не набув статусу «Готовий до сплати», у вас немає підстав для його нарахування в бухгалтерському обліку в грудні. Ви нарахуєте його в січні 2026 року (після зміни статусу) і відобразите у звітності за січень (ст.24 Закону №1105-XIV).