Виправлення помилки у звітності з ЄСВ щодо зайво нарахованої зарплати

У жовтні 2025 року працівнику помилково виплатили та відобразили у звітності заробітну плату. Як правильно провести коригування цієї помилки у податковому розрахунку (ЄСВ, ПДФО та ВЗ) за грудень 2025 року, які коди типу нарахувань використовувати та як відобразити сторнування у Додатку 1?

Ви можете виправити сумову помилку щодо єдиного внеску (ЄСВ) у поточному звіті за грудень 2025 року, проте виправлення ПДФО та військового збору в додатку 4ДФ потребує подання окремого уточнюючого розрахунку за жовтень.

Нижче наведено покроковий алгоритм дій:

1. Виправлення ЄСВ у Додатку 1 (Д1) за грудень 2025 року

Згідно з правилами Порядку №4, сумові помилки в Додатку 1 можна виправити у складі звіту з типом «Звітний» за поточний період.

Для цього у звіті за грудень 2025 року сформуйте на працівника окремий рядок:

  • Графа 09 (Код типу нарахувань): вкажіть код «3» (зменшення бази нарахування та суми ЄСВ).
  • Графа 10 (Місяць та рік): вкажіть період, за який виправляєте помилку — «102025».
  • Графи 16 та 17: вкажіть суму помилково нарахованої зарплати (без знака «мінус»).
  • Графа 20: вкажіть суму зайво нарахованого ЄСВ (без знака «мінус»).

Важливо: При використанні КТН «3» показники зазначаються без знака «мінус», оскільки сам код уже передбачає зменшення (Новини «Дебет-Кредит» від 25.02.2025).

2. Відображення в основній частині Податкового розрахунку

Сума зменшення ЄСВ із Додатка 1 має бути перенесена до відповідних рядків розділу I Податкового розрахунку за грудень 2025 року: Заповнюються рядки 6, 6.1 та 6.1.1, де відображається сума, на яку зменшується ЄСВ.

3. Виправлення ПДФО та військового збору (Додаток 4ДФ)

На відміну від ЄСВ, помилки в додатку 4ДФ не можна виправити в поточному «Звітному» розрахунку. Для цього необхідно подати Податковий розрахунок з типом «Уточнюючий» за жовтень 2025 року (Новини «Дебет-Кредит» від 25.02.2025).

В «Уточнюючому» додатку 4ДФ за жовтень:

  • Рядок на вилучення: повністю повторіть помилковий рядок із попереднього звіту та у графі 10 вкажіть ознаку «1».
  • Рядок на введення (якщо потрібно): якщо зарплата мала бути в іншому розмірі, вкажіть правильні дані та у графі 10 поставте ознаку «0». Якщо виплата була повністю помилковою, цей рядок не заповнюється.

Штрафні санкції

  • ПДФО та ВЗ: За подання недостовірних відомостей, що призвели до зміни податкових зобов'язань, передбачено штраф у розмірі 1 020 грн (пп. 119.1 ПКУ). Самостійне виправлення через «Уточнюючий» звіт зазвичай не звільняє від цього штрафу, якщо помилка призвела до зменшення/збільшення зобов'язань;
  • ЄСВ: За самостійне виправлення помилки щодо ЄСВ (зменшення бази) штрафи за ст.25 Закону про ЄСВ не застосовуються, оскільки ви не донараховуєте, а зменшуєте зобов'язання.

ЄСВ сторнуйте в грудневому звіті через КТН «3», а ПДФО та військовий збір виправляйте через «Уточнюючий» звіт за жовтень.