Порядок обліку витрат на відрядження за кордон

Направлення працівника у відрядження оформлюється наказом, у якому зазначається, зокрема:

• П. І. Б. і посада працівника, що відряджається;
• пункт призначення;
• мета відрядження;
• назва підприємства, на яке відряджається працівник;
• строк відрядження;
• розмір добових;
• інші умови відрядження.

Кошти на корпоративній картці належать підприємству. Вони стають підзвітними лише в момент їх фактичного використання працівником (списання або зняття готівки).

Тобто, датою використання коштів працівником робиться проведення: Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» — Кт 311 «Поточні рахунки».

Щоб визначити суму, на яку слід зробити цю проводку у наведеній ситуації, підприємству слід дізнатися яку суму валюти отримав працівник за відповідну суму у гривнях, яка списана з картки. Адже обмін валюти відбувається за комерційним курсом, а не за курсом НБУ (див. приклад).

Граничний розмір добових, що не оподатковується ПДФО такий (пп. 170.9.1 ПКУ):

• по Україні – 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у 2025 році – 800 грн;
• за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ.

Нарахування добових відображається проводкою: Дт 92 (91, 93) — Кт 372 . Така проводка робиться на дату затвердження авансового звіту керівником. Валютний курс для перерахунку залежить від наявності авансу: якщо аванс видавався у валюті — застосовується курс на дату видачі авансу; якщо авансу не було або він був у гривні — курс на дату затвердження звіту. Саме такий порядок обліку валютних операцій передбачений П(С)БО 21.

У наведеній ситуації для перерахунку потрібно брати валютний курс на дати отримання валюти працівником із корпоративної картки.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження та за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Крім добових працівник має право на відшкодування інших витрат, а саме: на проїзд як до місця відрядження і назад, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Перелік документів, що підтверджують такі витрати наведено в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, серед них:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Після отримання від працівника підтвердних документів щодо його витрат під час відрядження бухгалтерія робить проведення:

• Дт 92, 91, 93, 23 — Кт 372.

Повернення невикористаної готівки:

• Дт 301 (311) — Кт 372.

Якщо ж навпаки, підприємство має заборгованість перед працівником, то воно має довидати йому необхідку суму: Дт 372 – Кт 301 (311).

Приклад. 15.12.2025 р. працівник за 10 000 грн отримав з корпоративної картки 196 євро за комерційним курсом 51,02 грн за 1 євро. Курс НБУ на дату отримання коштів – 49,65 грн.

Отже, в бухобліку робляться проведення:

- Дт 372 – Кт 311 – 9 731,40 грн (196 євро х 49,65 грн) – видано добові;

- Дт 92 – Кт 311 - 268,60 грн списано витрати на банківські послуги (10 000 грн – 9 731,40 грн).

Потім 18.12.2025 р. працівник за 20 000 грн отримав 400 євро (комерційний курс 50 грн за 1 євро), курс НБУ – 49,63 грн).

В бухобліку робляться проведення:

- Дт 372 – Кт 311 – 19 852,00 грн (400 євро х 49,63 грн) – видано добові;

- Дт 92 – Кт 311 - 148,00 грн списано витрати на банківські послуги (20 000 грн – 19 852,00 грн).

Отже, працівник отримав всього 596 євро добових (196 євро + 400 євро).

Відрядження тривало 10 днів. З них 2 дні працівник переїзджав по території України. Отже за 2 дні йому слід нарахувати «українські» добові у розмірі 1600 грн (800 грн х 2 дні). А за 8 днів «закордонні» добові. Якщо розмір таких добових затверджено наказом керівника на рівні 70 євро на добу, то це буде: 560 євро (70 євро х 8 днів).

А фактично працівник отримав 596 євро. Отже працівник після повернення із відрядження має повернути 36 євро. Для розрахунку суми в гривнях береться курс НБУ на дату затвердження авансового звіту.

Втім, як зазначалося вище, у працівника моли бути й інші витрати у відрядженні. При наявності підтвердних документів ця сума може бути врахована в оплату інших витрат працівника.

Висновки: При отриманні валюти із гривневої картки обмін валюти банком здійснюється за комерційним курсом. Тому в бухобліку витрати на відрядження обчислюються за курсом НБУ, а різниця (витрати на банківські послуги) списується на адмінвитрати (92 рахунок).