Як правильно заповнити суму перевитрати в авансовому звіті?

Директор оплачує послуги Нової пошти власними коштами. Пізніше подає авансовий звіт на відшкодування йому коштів. При заповненні авансового звіту від 23.04.2025 р. у сумі 80 грн, є перевитрата в сумі накопичених двох авансових звітів (не компенсованих) - 240 грн грн. Загальна сума заборгованості за працівником - 320 грн. 25.04.2025 р. підприємсво сплатило всю суму заборгованості. Як правильно заповнити суму сплати в авансовому звіті: всю суму оплати 320 грн ставити в останньому звіті і номер платіжної інструкції, чи потрібно в кожному звіті відображати один номер платіжної інструкції і суму заборгованості, яка виникла за кожним звітом окремо без накопичення?

У вашій ситуації, коли директор подає авансовий звіт на суму 80 грн, а накопичена перевитрата за двома попередніми авансовими звітами становить 240 грн, і загальна заборгованість працівника становить 320 грн, а 25.04.2025 р. підприємство сплатило всю цю суму, правильний порядок заповнення авансового звіту та відображення платежу такий:

1) В останньому (поточному) авансовому звіті від 23.04.2025 р. у графі «Залишок/перевитрата» слід зазначити суму накопиченої перевитрати (240 грн), яка не була компенсована раніше;

2) Загальна сума, яку працівник звітує як витрачену (80 грн), відображається у відповідних графах авансового звіту;

3) Після того, як 25.04.2025 р. підприємство повністю відшкодувало заборгованість (320 грн), у бухгалтерії слід оформити платіжний документ на цю суму і в авансовому звіті, що подається після оплати, відобразити суму повернення коштів працівнику;

4) Не потрібно в кожному авансовому звіті дублювати один і той самий номер платіжної інструкції або суму заборгованості окремо без накопичення. Краще у звіті, де відбувається погашення заборгованості, відобразити всю суму сплати з відповідним платіжним документом. Тобто у останньому авансовому звіті в рядку "Перевитрата видана" зазначити суму (320 грн), дату та номер платіжного документу, яким провели розрахунок з працівником.

Висновки:

1) В авансовому звіті від 23.04.2025 р. відображаєте витрати 80 грн та перевитрату 240 грн;

2) Після оплати 320 грн 25.04.2025 р. в останньому авансовому звіті вказуєте суму погашення заборгованості з номером платіжної інструкції.