Іноді життєві обставини змушують нас шукати безпечне місце для зберігання важливих документів, боячись їх втрати чи пошкодження. Це можуть бути документи про освіту, нагороди, видані органами реєстрації актів цивільного стану, документи про право власності на нерухоме майно, а також ділове або приватне листування. У таких випадках на допомогу приходить нотаріус, забезпечуючи надійне зберігання документів відповідно до законодавства України.
Для вирішення цього питання особи, які не мають можливості зберігати певні документи самостійно, можуть звернутися за допомогою до нотаріуса. Порядок прийняття на зберігання та повернення документів регулюється статтями 96, 97 Закону України «Про нотаріат» (далі – Закон) та главою 19 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 № 296/5 (далі – Порядок).
Згідно зі статтею 96 Закону та пунктом 1 глави 19 розділу ІІ Порядку, нотаріуси приймають на зберігання документи за описом за заявою заінтересованих юридичних або фізичних осіб. Опис складається у двох примірниках та підписується особою, яка передала документи на зберігання, і нотаріусом. Один примірник залишається у нотаріуса, інший – видається особі, яка здала документи (частина перша статті 96 Закону, підпункти 2.1, 2.2 пункту 2 глави 19 розділу ІІ Порядку).
На прохання особи нотаріус може прийняти документи без опису, за умови їх належного упакування в його присутності. Упаковка повинна бути скріплена печаткою та підписами нотаріуса й особи, яка подала документи (частина друга статті 96 Закону, підпункти 3.1, 3.2 пункту 3 глави 19 розділу ІІ Порядку).
Про прийняття документів нотаріус видає свідоцтво заінтересованій особі разом із примірником опису, якщо такий складався (частина третя статті 96 Закону, пункт 4 глави 19 розділу ІІ Порядку). Свідоцтво оформлюється за формою № 25 додатка 25 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Мін’юсту від 22.12.2010 № 3253/5.
Документи, прийняті на зберігання, зберігаються в окремому пакеті в залізних шафах або сейфах, опечатаних печаткою нотаріуса (пункт 5 глави 19 розділу ІІ Порядку).
Повернення документів здійснюється на вимогу заінтересованої особи, яка здала їх на зберігання, або уповноважених нею осіб за пред’явленням свідоцтва та примірника опису, або за рішенням суду (стаття 97 Закону, пункт 6 глави 19 розділу ІІ Порядку).