Підтвердження відрядження за відсутності квитка
Працівника відправили у відрядження, виплатили добові. Є договірні відносини з контрагентом (договір), куди відправляється працівник, але відсутні транспортні квитки, тому що працівник їхав на транспорті контрагента-замовника. Які наслідки відсутності квитка, які підтверджують, що працівник доїхав до місця роботи у відрядженні? Чи достатньо договору та наказу? Як підтвердити документально відрядження?
Відповідно пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ до підтвердних документів належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Так, зокрема, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні тощо).
Тобто, документами для відрядження можуть бути документи, які підтверджують:
1. факт відрядження: наказ керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження та суми, що відшкодовується без документального підтвердження;
2. зв'язок відрядження з основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження, документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори, контракти), інші підтвердні документи.
Отже, документальне підтвердження відрядження, відповідно обґрунтованість виплати добових є наказ керівника на відрядження, договір з контрагентом та може бути рахунок з готелю (звісно, якщо це не одноденне відрядження).
***
Також, про відрядження працівника підприємства разом з партнерами на їхньому автотранспорті ми писали тут: Відрядження працівника у відрядження за кордон разом з партнерами на їх автомобілі (dtkt.ua)