Підписант – комерційний директор на час відсутності директора

Визначення особи, яка заміщатиме директора на час його відсутності, залежить від штатного розпису підприємства і від рішення самого директора. Так, згідно зі ст. 64 ГКУ підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників та штатний розпис.

Тож виконання обов’язків тимчасово відсутнього директора можна покласти на заступника (за його наявності) або іншого працівника підприємства без звільнення його від основної роботи зі встановленням доплати на умовах, передбачених у колективному договорі.

В даному випадку у штаті підприємства є комерційний директор, до посадових обов’язків якого входить виконання обов’язків директора на час його відсутності, тому призначати в.о. директора немає потреби. Відповідно, й доплата такій особі за виконання обов’язків директора не провадиться.

Для того, щоб на час відсутності директора комерційний директор, який його заміщатиме, мав право підпису, йому потрібно його делегувати, або ні. Проте все потребує правильного оформлення.

Директор делегував право підпису іншому працівнику

Директор має право делегувати виконання своїх повноважень іншій посадовій особі підприємства. Для цього директор видає наказ про причину своєї відсутності (відпустка, тимчасова непрацездатність, відпустка без збереження зарплати тощо) й одночасно призначає особу, яка тимчасово виконуватиме його обов’язки у період відсутності. Тож потрібно прописати в наказі тимчасове покладання обов’язків директора на іншого працівника.

Директор без права делегування підпису

Правочин, що його вчиняє юрособа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства (абз. 2 ч. 2 ст. 207 ЦКУ).

Довіреність складають у довільній формі з дотриманням вимог ст. 244 – 250 ЦКУ.

Для того, щоб особа, яка заміщатиме директора, могла представляти інтереси підприємства у правовідносинах із третіми особами, потрібно видати їй довіреність. У довіреності слід зазначити період, на який вона видана, а також проставити дату видачі. Довіреність, у якій не зазначено дату її вчинення, є нікчемною (ст. 247 ЦКУ).

Також у довіреності необхідно уточнити обсяг повноважень представника директора, а саме: які договори він має право підписувати, які акти виконаних робіт, рахунки та інші документи, звітність.

Якщо ж засновник включив до ЄДР відомості про цю особу, окрім директора, то вона може діяти від імені підприємства без довіреності.

Звертаємо увагу: якщо статут не надає директорові можливості передати свої повноваження іншій особі, то питання щодо заміни має вирішуватися загальними зборами учасників.

Повідомлення держреєстратора

Повідомляти держреєстратора про те, що функції директора на час його відсутності виконуватиме інша особа (на підставі наказу, довіреності), не потрібно, бо до ЄДР вносять відомості про зміну керівника, а в цьому випадку директор не змінюється і його повноваження не припиняються, він лише відсутній з поважної причини (перебуває у відпустці без збереження зарплати).

Повідомлення, довідки чи запити до податкової

Про оформлення КЕП на комерційного директора потрібно повідомити податковий орган за основним місцем обліку підприємства (п. 3, 4 розд. ІІІ Порядку №557). У цьому випадку до податкової подають повідомлення за формою, наведеною в додатку 2 до Порядку №557.

КЕП та зразок підпису до банку

Після делегування права підпису на всіх документах має стояти вже підпис П. І. Б. особи, яка виконуватиме обов’язки, а саме комерційного директора. Для цього йому потрібно замовити і мати власний КЕП, а для зняття готівки з поточного рахунку в банку подати до банку оновлений перелік осіб, які відповідно до законодавства України мають право розпорядження рахунком.

Передавати іншій особі пароль від КЕП директора абсолютно неприпустимо! Щойно інша людина дізналася пароль КЕП директора, цей КЕП стає скомпрометованим. Тож – і директор, і комерційний директор,  – мусять мати і використовувати виключно власний КЕП та не повідомляти пароль від нього іншій особі.

Оформлення підпису тимчасово виконувача обов’язків керівника

У Правилах організації діловодства зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» додаються в разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням).

Визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС №30/39, в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це спричинено виробничою необхідністю. Таке формулювання суперечить вимогам КЗпП, якими підприємства мають керуватися, застосовуючи норми чинного законодавства України.

Статтею 105 КЗпП законодавчо визначено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи.

Це означає, що комерційний директор, який виконує обов’язки керівника, обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він має за посадою, яку обіймає, тобто комерційний директор, і цю саму посаду слід зазначати під час їх підписання.

Проте, підприємство може самостійно визначати, який варіант оформлення підпису тимчасово виконувача обов’язків керівника вибрати в такому випадку: чи в.о. директора, чи залишити працівника за посадою, яку обіймає – комерційний директор. Адже щодо цього чинне законодавство обмежень не встановлює.