Як покласти на директора відповідальність за ведення бухобліку?

Як документально оформити директора як відповідального за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи у разі відсутності у штатному розписі посади головного бухгалтера?

Організація ведення бухобліку та підписання фінзвітності

Відповідно до ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, підприємство самостійно обирає форми організації бухобліку з дотриманням вимог Закону про бухоблік:

• введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
• користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
• ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
• самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.

За умовами запитання підприємство обрало останній варіант.Звертаємо увагу на обмеження для застосування цієї форми організації бухобліку: якщо, зокрема, підприємство зобов’язане оприлюднювати свою фінзвітність, керівник не може самостійно вести бухоблік та складати фінзвітність. Які підприємства повинні оприлюднювати фінзвітність, див. у нашому довіднику «Щорічний аудит».

Вибір форми організації бухобліку потрібно оформити документально. Відповідно до ч. 2 ст. 8 Закону про бухоблік це питання належить до компетенції власника (власників)підприємства або уповноваженого органу (посадової особи – у цьому випадку директора) відповідно до законодавства та установчих документів. Якщо це питання вирішили власники, то рішення оформлюється протоколом загальних зборів учасників підприємства, а якщо це рішення приймає керівник – то, відповідно, наказом керівника. Часто вибір форми організації бухобліку фіксують у наказі про організацію бухобліку на підприємстві, до якого за необхідності можуть вноситися зміни.

Для цілей бухобліку цього достатньо, щоб директор мав відповідні повноваження посадової особи, яка відповідає за ведення бухобліку. При складанні паперової звітності директор має поставити підписи і в полі «Керівник» і в полі «Головний бухгалтер». При формуванні та поданні звітності в електронному форматі достатньо одного електронного підпису директора підприємства.

Підписання податкової звітності

Відповідно до пп. 48.5.1 ПКУ у разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку податкова декларація підписується таким керівником.

Відповідно до пп. 66.4 ПКУ та пп. 9.3 розд. IX Порядку №1588, платники податків – юридичні особи зобов’язані подати до ДПСвідомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». У разі внесення змін щодо відповідальної особи заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10 заяви за формою № 1-ОПП, інформація про засновників не подається.

У розділі 10 наводяться відомості про керівника підприємства – ті самі, які наводилися у розділі 9 при первісному поданні форми № 1-ОПП. Якщо підприємство новостворене і вперше подає форму №1-ОПП, йому потрібно буде заповнити обидва розділи – 9 та 10, при цьому інформація про керівника у цих розділах буде дублюватися.

У полі «Дата призначення» заяви за формою №1-ОПП має бути вказана дата, з якої керівник почав виконувати обов’язки бухгалтера на підприємстві.

Додатково читайте нашу новину: Керівник є відповідальною особою за ведення бухобліку: як заповнювати поле «Дата призначення» ф. №1-ОПП?

* * *

Отже, з метою документального оформлення керівника як особи, яка відповідальна за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, слід зробити наступне:

1. впевнитися, що юрособа має право обрати таку форму ведення бухобліку – її звітність не повинна оприлюднюватися, і вона не є бюджетною установою;
2. оформити це рішення протоколом загальних зборів засновників, наказом керівника або встановити цю форму організації ведення бухобліку у наказі про організацію бухобліку;
3. протягом 10 днів з дати оформлення документа, зазначеного у попередньому пункті, подати до ДПС заяву за формою № 1-ОПП з інформацією про керівника у розділі 10.