Як відшкодувати витрати на конвертацію валют з особистої картки працівника?

ТОВ – платник податку на прибуток на загальних підставах, оплачує рекламні послуги Фейсбук, які надає нерезидент. Відповідно до умов договору підприємству створено акаунт. Оплата послуг здійснюється з особистої картки працівника. Виписка по акаунту є актом наданих послуг і формується в гривні, а оплата в валюті. Як відшкодувати працівнику витрати на конвертацію валют?

ПКУ, зокрема пп. 170.9, регулюється оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк. В наведеній ситуації таких сум немає.

Платник проводить оплату з особистої картки. Підтверджуючим документом в даному випадку є виписка по акаунту, яка і є актом наданих послуг.

Звіт про використання коштів подається за умови наявності перевитрат, тому, на нашу думку, працівнику достатньо надати акт наданих послуг, що підтверджує його витрати. Курс визначається на дату затвердження звіту/подачі документу. В наведеній умові такою датою є дата виписки по акаунту.

Всі понесені витрати повинні бути документально підтверджені і мати зв'язок з господарською діяльністю підприємства. Витрати на конвертацію не підтверджені документально та не мають господарської мети. Тобто підприємство має повернути працівнику лише кошти відповідно до акту наданих рекламних послуг.

Оскільки реклама оплачувалася з особистої картки працівника, то витрати на конвертацію валюти є його особистими витратами і у разі відшкодування в розумінні пп.164.2 ПКУ таке відшкодування є додатковим благом та має бути оподаткованим в загальному порядку.

У зв’язку з цим підприємству доцільно замовити в банку на ім’я цього або іншого працівника корпоративну картку і вже з неї проводити оплати.

Додатково читайте:

Аванс на відрядження за кордон виплачено на особисту платіжну картку працівника та корпоративну картку: як врахувати?

Рекламний акаунт у Фейсбук: оплата карткою та ПДВ

Бухоблік операцій придбання рекламних послуг Фейсбук