Табелювання працівників з індивідуальним графіком роботи
Чи припустимо в табелі обліку робочого часу при індивідуальному графіку роботи, з урахуванням робочого тижня в кількості 40 годин, проставляти працівнику позначку «8»? Або потрібно проставляти фактичну кількість щоденних робочих годин (7, 9 або 10)?
Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах й організаціях регулюється наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Хоча, слід зазначити дві речі:
На сьогодні ці форми, хоч і мають назву типових, не обов’язкові для використання. Тобто, кожен роботодавець самостійно вирішує, чи застосовувати ці форми, чи створити власні для кадрового обліку. Відповідне роз’яснення Держпраці ми наводили тут.
Наказом №489 затверджено типову форму №5 «Табель обліку використання робочого часу», в якій фактично й ведеться облік робочого часу. Форма носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві. У разі потреби можна застосовувати й іншу форму табеля обліку робочого часу, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (лист Державної служби статистики України від 12.01.2012 р. №9/4-10/9).
При цьому, навіть, якщо використовувати ту форму, яка затверджена Держстатом, не все так просто. Адже Наказом №489 не визначено процедури ведення табеля обліку використання робочого часу.
Тому, які відомості в ньому зазначати, формальні чи фактичні, роботодавець визначає виходячи з мети складання цього документу.
Табель обліку робочого часу є підставою для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною за ведення табеля особою та погоджений керівником організації табель подається до бухгалтерії.
Тобто, якщо в табелі буде зазначено неправдиві дані, то працівнику неправильно порахують аванс або зарплату, лікарняні або відпускні.
Наголошуємо, що відповідно до ч. 2 ст. 30 Закону «Про оплату праці» роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
Звісно, працівники, які працюють за індивідуальним графіком, мають встановлені саме для них години і дні роботи. При цьому, досить часто, їх графік не співпадає із графіком роботи самого підприємства або більшості його працівників. Проте, в табелі треба показати фактично відпрацьовані години і дні, коли такий працівник працював.
Норма тривалості робочого часу (ті самі 40 годин на тиждень) мають бути враховані ще при складанні графіка роботи цього працівника. І сумарно за обліковий період (на який побудовано графік – а це може бути й місяць, й квартал, й рік) – встановлена такому працівнику кількість робочих годин не може перевищувати встановлену державою норму робочого часу. Тому, в одні дні цей працівник може відпрацювати 10 або 12 годин (в той час, як інші лише традиційні 8 годин), проте в інші дні він відпочиватиме, в ті години, коли інші працюватимуть. Тож, якщо індивідуальний графік побудовано вірно, то в цілому за обліковий період норма порушена не буде.
Докладно про це ми писали тут і тут . Все це актуально і зараз, хіба що під час воєнного стану чи працювати в святкові та неробочі дні (скорочувати кількість робочих годин напередодні), вирішує сам роботодавець. І про встановлення графіка не треба повідомляти за місяць або два – під час дії воєнного стану про нього слід повідомляти працівника до початку його дії.