Підписання авансового звіту КЕП

Оновлений бланк авансового звіту передбачає можливість його підписання за допомогою ЕЦП (або КЕП). Хто, як та в якому порядку має підписувати за допомогою ЕЦП такий авансовий звіт?

Наказом №239 затверджено:

  • форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт;
  • Порядок складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.

Цей наказ набирав чинності 13.07.2023 р. - в день офіційного опублікування в "Офіційному віснику України" №61. Тож з 13 липня 2023 р. потрібно використовувати нову форму авансового звіту та діяти за новими правилами її складання.

І дійсно, Наказом №239 авансовий звіт можна підписувати не тільки власноруч, а й з використанням електронного цифрового підпису відповідно до вимог Законів про електронні документи та електронний документообіг, про електронні довірчі послуги.

Відповідно до ст. 1 Закону про електронний документообіг, суб’єктами електронного документообігу є - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.

Отже, накладати КЕП на авансовий звіт слід в такій послідовності:

  1. працівник (який звітує);
  2. головний бухгалтер або особа, яка відповідає за ведення бухобліку (як особа, яка перевіряє);
  3. керівник підприємства (як особа, яка затверджує).

Тобто, підписи накладаються в тій же послідовності, якби підписували паперовий авансовий звіт власноруч.