Надання вантажних транспортних послуг: чи має “єдинник” вести облік палива?

Загальний підход до обліку витрат ФОП на ЄП, неплатника ПДВ

Відповідно до абз. 1-2 пп. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абз. 1 пп. 44.1 ПКУ.

Облік доходів та витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет (абз. 4 пп. 296.1 ПКУ).

Згідно з абз. 1 пп. 296.1 ПКУ ФОП – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.

На підставі наведених вище норм ПКУ випливає, що ФОП на ЄП – неплатники ПДВ не повинні підтверджувати документами (в тому числі первинними документами) витрати на придбання товарів/послуг, а повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог пп. 44.1 ПКУ.

Так само відповідає ДПС на питання в ЗІР (107.01.06): "Чи повинні ФОП – платники ЄП першої – третьої груп, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), вести облік доходів та витрат?".

Чи потрібно вести облік палива?

Паливо — це витратна частина діяльності ФОП. Тобто, це витрати, які потрібно понести, щоб отримати доходи. Вище ми зазначили, що для ФОП на ЄП – неплатника ПДВ немає обов’язку вести облік витрат. Таким чином, для такого ФОП, на наш погляд, немає обов’язку вести облік палива.

Чи потрібно оформляти шляхові (подорожні) листи?

Чинними нормативними документами не встановлено форму таких листів і не встановлено обов’язок складання таких документів.

Тому, на наш погляд, ФОП на ЄП неплатник ПДВ не зобов’язаний оформляти такі листи.

Необхідність оформлення таких листів чи інших подібних документів виникає тільки для ФОП на ЄП – платників ПДВ. Про це ми писали тут: Чи потрібно ФОП - «єдиннику» мати подорожні листи? (dtkt.ua)

Чи повинні водії складати авансові звіти?

Згідно з оновленою з 01.04.2023 р. редакцією пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подають у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку на доходи фізосіб (а отже, і військового збору);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів).

Якщо ж оподатковуваного доходу не виникає, то подавати авансовий звіт ПКУ не передбачено.

Водії повинні лише надати первинні документи, які підтверджують витрачання коштів, наприклад, на придбання пального тощо.

Детальніше про відрядні та підзвітні кошти можна почитати тут: Відрядні та підзвітні кошти: зміни з 1 квітня | Журнали online — «Дебет-Кредит» (dtkt.ua).