Підтвердження заправки автомобіля за відсутності фіскального чека РРО від АЗС

Відповідно до ст. 3 Закону про РРО суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для виконання платіжної операції зобов’язані видати чек.

Тож, виходить, що для покупця фіскальний чек може слугувати підставою для оприбуткування товару, а іноді і для відображення ПК з ПДВ (в сумі 240,00 грн з ПДВ) та відшкодуванню коштів, якщо працівник придбав його за власні кошти для потреб підприємства. Це передбачено пп. “б” п. 201.11 ПКУ.

Але якщо роботодавець видав працівнику талон на пальне, що оплачене раніше безготівковим коштом, то у розумінні Закону про РРО це не є розрахунковою операцією, оскільки було отримано видаткову накладну, за якою і було здійснено оприбуткування палива в обліку та податкову накладну, згідно з якою відображено ПК з ПДВ. Отже, при придбанні за безготівковий розрахунок зареєстрованої ПН має бути достатньо для визнання ПК з ПДВ. Жодного додаткового підтвердження не потрібно, про це навіть зазначено в постанові ВС від 09.03.2021 р. у справі № 160/3026/19.

Про те, що підтвердженням факту отримання пального за талонами можуть бути видаткові документи або чеки терміналів (тобто не завжди це має бути чек), що формуються безпосередньо в момент фактичного отримання пального з АЗС зазначили ГУ ДФС у м. Києві у листі від 23.09.2016 р. № 21048/10/26-15-40-03-19. Тобто, чек може бути не завжди. Але цей лист досить давній.

Проте, податківці при перевірці, все одно знімають з витрат списане пальне через відсутність фіскального чека РРО та ПК з ПДВ, а також донараховують ПДФО та ВЗ на особу, яка заправилася за талоном, мотивуючи це тим, що оскільки не має чека, то не видно час заправки автомобіля і не підтверджено сам факт заправки пального в бак, тож не можна довести, що це пальне використано саме для господарської діяльності підприємства і акту на списання пального не достатньо. Тому у розумінні пп. «а», «г» пп. 164.2.17 ПКУ така заправка є додатковим благом для такого працівника.

Як бачимо, у податківців при перевірках інша думка, щодо ситуації, яка розглядається, і, на жаль, довести протилежне складно. Але можна оскаржити їхній акт у суді.

Якщо до суду йти не хочеться, та й перевіряючі ще не пішли, можна спробувати мотивувати свої дії вищезазначеним листом, в крайньому разі взяти у постачальника (на АЗС, де була заправка) копію чека або видаткову накладну чи акт приймання-передачі на пальне, яке того дня було відпущене за талоном.

Також можна, керуючись п. 2.6 Положення № 88, де зазначено, що документування господарських операцій може здійснюватися із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм, розробити власну форму первинного документа (на кшталт, самоакта), затверджену наказом керівника підприємства, яка б підтверджувала факт заправки працівника, який заправився та немає чека зазначивши в ньому дату, час, кількість пального, сума, яка АЗС (адреса) по можливості номер талона.

Нещодавно, Мінфін у листі від 21.03.2023 № 41010-07-5/7607 зазначив, що якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у терміни, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг. Але звертаємо увагу, що у цьому листі розглядається ситуація, коли контрагент не надав документ. В зазначеному випадку контрагент виконав свій обов’язок щодо надання чека РРО покупцю, і документ втрачений вже з вини самого покупця.

Як варіант, можна скористатися п. 2.6 Положення № 88 та листом Мінфіну та розробити внутрішній первинний документ (акт) та затвердити його наказом. Цей момент можна прописати і в наказі про роботу транспорту, де зазначено перелік документів, що підтверджують заправлення автомобіля по талонах тощо.

Проте, повторюємо, довести свою позицію буде складно. Зокрема, згідно з пп. 2 ст. 3 Закону про РРО оператор АЗС зобов'язаний видати водію чек РРО, і відсутність чека говорить тільки про те, що отримувач його загубив. Тому податківці не сприйматимуть спроби підприємства замінити загублений документ, наявність якого обов'язкова згідно із Законом про РРО.

Оскільки видача чека РРО – це обов'язок продавця, то свідома відмова від отримання цього документа (зокрема, в наказі про документообіг) виглядає нелогічно, тому ми не рекомендуємо вносити такі положення у накази.

Тож як буде реагувати на це податкова при перевірці і чи вдасться уникнути штрафів сказати складно. Тому, вважаємо, потрібно отримати власне ІПК, керуючись ст. 52 ПКУ, не тільки від ДФС, а й від Мінсоцполітики та Мінфіну, якими можна мотивувати правильність дій підприємства в даній ситуації.

Додатково читайте інші наші матеріали на цю тему:

• Облік пального для автотранспорту: почнемо з придбання
• Як списувати витрати пального на роботу легкового автотранспорту
• Непідтверджене бюджетне відшкодування ПДВ у бухобліку