Перехідні лікарняні: як подати Довідкову Д1 Об’єднаної звітності?

Запитання:

Весь жовтень та з 1 по 10 листопада по одному страховому випадку працівник був на лікарняному - нарахування проводилися:

• у жовтні за лікарняним з 01 по 21 жовтня - 4550,00 грн,
• у листопаді за період з 21 по 31 жовтня - 2165,00 грн та з 1 по 10 листопада - 2165,00 грн.

У листопаді у працівника лікарняний з 28.11.22 по 07.12.22 – нарахування у грудні - 2200,00 грн.

Для отримання лікарняного 28.11.22 по 07.12.22 потрібно подати Довідкову Д1 Об'єднаної звітності за жовтень 2022 року.

Як правильно по рядкам та з якими кодами треба відобразити і яку кількість днів лікарняного, і суму, і чи виникатиме в жовтні КТН 13?

Скільки днів рахувати за жовтень для розрахунку середньої зарплати 31 день, чи віднімати 31 день лікарняного або якщо було нараховано за жовтень 31 день, то жовтень мінус 21 день лікарняного з нарахуванням 4550,00 грн?

Далі з 12.12.2022 по 16.12.2022 новий лікарняний, сума 1250,00 грн - для нього розрахунковий період вже буде з грудня 2021 р. по листопад 2022 р. І знову потрібно за листопад подати Довідкову Д1 - які дані по рядках там ставити і що для розрахунку середньої зарплати у листопаді - скільки виключати днів по лікарняному і які суми, тільки ті дні та суми, які нараховані у листопаді, а лікарняний з 28.11 по 07.12 – т.я. буде нарахований у грудні, то при розрахунку кількості днів для розрахунку середньої 3 дні лікарняного за листопад не виключаємо?

Відповідь:

Об’єднана звітність з типом «Звітна» як «Довідкова» подається роботодавцем у разі відсутності повної інформації про нараховану зарплату і трудові відносини, зокрема для призначення матеріального забезпечення, в т.ч. по лікарняним листкам.

Він подається для того, щоб ФСС міг перевірити заявлену суму лікарняного у заяві-розрахунку, а для цього потрібно знати суму зарплати, яка ще не увійшла до звітних даних та не потрапила до Реєстру соціального страхування.

Подається такий звіт в межах звітного кварталу. Проте, в ЗІР категорії 201.06.01, зазначено, що "Звітний" як "Довідковий" роботодавець може подати поза межами звітного періоду, у разі необхідності призначення працівникам пенсії, матеріального забезпечення, або страхових виплат та мають містити виключно інформацію щодо таких осіб. Така звітність подається разом з заявою-розрахунком.

В титульному аркуші Об’єднаної звітності заповнюються лише рядки 01 - 06 та ставляться позначки в рядках 011 — тип «Звітний» та 014 — тип «Довідковий». Інші рядки не заповнюються.

Додаток 1 Об’єднаної звітності з типом «Звітна» як «Довідкова»

В Додатку 1 Об'єднаної звітності обов’язково відмічається причина подання в рядку 35.

Незабуваємо, інформацію подану в довідковому розрахунку, відобразити у звітному за квартал.

Тепер перейдемо до розгляду конкретної ситуації.

Об’єднану звітність з типом «Звітна» як «Довідкова» у жовтні 2022 (за періоди з 01 по 21 та з 21 по 31 жовтня) подавати не потрібно, оскільки жовтень це перший місяць ІV кварталу, тому, якщо попередній звітний квартал підійшов до завершення і потрібні дані за попередні місяці, які увійшли до попереднього кварталу для призначення матзабезпечення, бо вони відсутні в реєстрі, оскільки звіт не поданий, то слід подати Об’єднану звітність з типом «Звітний», а не «Довідковий».

Об’єднану звітність з типом «Звітна» як «Довідкова» у листопаді 2022 за лікарняний з 1 по 10 листопада, який є продовженням двох попередніх лікарняних за жовтень, також подавати не потрібно, оскільки за одним страховим випадком розраховується одна середня зарплата. Розрахунковий період той самий жовтень 2021 - вересень 2022. А за цей період інформація про заробітну плату працівника вже є в Держреєстрі.

За наступним лікарняним з 28.11.22 по 07.12.22 Об’єднану звітність з типом «Звітна» як «Довідкова» не потрібно подати за жовтень 2022 р., незважаючи, що новий лікарняний перехідний і розрахований буде у грудні, тому що весь жовтень працівник перебував на лікарняному і не отримував зарплату. А у довідковому мають буди відображені відомості за нарахованою зарплатою. Розрахунковим періодом буде листопад 2021 – жовтень 2022.

Ще за одним новим лікарняним з 12.12.2022 по 16.12.2022 Об’єднану звітність з типом «Звітна» як «Довідкова» не потрібно подати за листопад 2022 р., оскільки тимчасова непрацездатність становить 5 к.днів і вся сума лікарняних буде нарахована за рахунок роботодавця. Розрахунковим періодом буде грудень 2021 – листопад 2022.

Як правильно по рядкам та з якими кодами треба відобразити і яку кількість днів лікарняного, і суму, і чи виникатиме в жовтні КТН 13?

З вищезазначено зрозуміло, що Додаток 1 Об'єднаної звітності з типом «Звітна» як «Довідкова» за жовтень 2022 не подається. Проте, нарахований лікарняний має бути відображений у Додатку 1 Об'єднаної звітності з типом «Звітна» не тільки у жовтні, а й у листопаді та грудні за ІV звітний квартал за КЗО «29» (або «36» якщо працівник, особа з інвалідністю).

Щодо того, чи виникає в жовтні КТН «13», зазначимо, що загальна сума нарахованого лікарняного складає 6715,00 грн (4550,00 грн. + 2165,00 грн), що більше МЗП, тому різниці для нарахування ЄСВ до мінімального розміру не виникає.

Скільки днів рахувати за жовтень для розрахунку середньої зарплати 31 день, чи віднімати 31 день лікарняного або якщо було нараховано за жовтень 31 день, то жовтень мінус 21 день лікарняного з нарахуванням 4550,00 грн?

При розрахунку лікарняних до обчислення середньоденної зарплати включаються всі виплати, що входять до Фонду оплати праці: основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, на які нараховуються ЄСВ.

Усі виплати включаються до розрахунку у тому місяці, у якому їх було нараховано.

Однак, не включаються до розрахунку середньоденної зарплати виплати, що не входять до фонду оплати праці:

• лікарняні;
• декретні;
• відпустки без збереження зарплати;
• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку;
• разова матеріальна допомога;
• добровільне медичне страхування.

Таким чином, календарні дні «31» лікарнярняного за жовтень повністю виключатимуться із розрахункового періоду і нарахована сума також.

Крім того, окрім жовтня, з розрахункового періоду виключатимуться і лікарняні за листопад при нарахуванні лікарняних за грудень.

Скільки виключати днів по лікарняному і які суми, тільки ті дні та суми, які нараховані у листопаді, а лікарняний з 28.11 по 07.12 – т.я. буде нарахований у грудні, то при розрахунку кількості днів для розрахунку середньої 3 дні лікарняного за листопад не виключаємо?

За наступим лікарняним з 28.11.22 по 07.12.22 розрахунковим періодом буде листопад 2021 – жовтень 2022, тому з цього періоду потрібно повністю виключити лікарняні за жовтень і 31 к.день і суму нарахованих лікарняних.

Щодо 3-х к.днів зазначимо, що вони виключатимуться з розрахункового періоду при обчисленні лікарняних за грудень (з 12.12.2022 по 16.12.2022), тому що для цього буде відповідний розрахунковий період: грудень 2021 – листопад 2022. Оскільки 3 к.дні лікарняного (з 28 до 30 листопада) відноситься саме до листопада 2022 р., незважаючи на те, що нараховані у грудні.