Використання авто підприємства працівниками для допомоги військовим
Працівники підприємства перебувають у відпустці без збереження зарплати. Декілька працівників займаються волонтерством (пошук та доставка гуманітарки для військових та населення). Засновник дозолив їм використовувати кошти на рахунку підприємства на паливо для авто, які вони використовують для цього. Який облік?
Правові підстави, документальне оформлення
У розглядуваній ситуації працівники безоплатно використовують службовий автомобіль для власних цілей – здійснення волонтерства.
З точки зору ЦКУ таке використання вважається позичкою. По суті позичка – це безоплатна оренда.
Відповідно до ч. 1 ст. 827 ЦКУ, за договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов'язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом встановленого строку.
Договір позички між юридичною та фізичною особою укладається у письмовій формі (ч. 2 ст. 282 ЦКУ).
Таким чином, у розглядуваній ситуації має бути укладено у письмовій формі договір позички автомобіля між підприємством і конкретним працівником, який керуватиме автомобілем. Приклад договору позички тут.
На підставі договору позички автомобіль передається працівникові за актом приймання-передачі. Повернення автомобіля також оформлятиметься актом.
Окремо слід вирішити питання з заправкою авто. Якщо підприємство безпосередньо придбаватиме пальне і заправлятиме ним переданий в позичку автомобіль, то в нього виникатимуть зобов’язання зі сплати акцизного податку. Про це ми писали, приміром, тут. Щоб не платити акцизу, за кошти підприємства можуть придбаватися паливні картки, талони, і безоплатно передаватися працівникові, який позичив автомобіль. Або кошти можуть передаватися працівникові за окремим договором безповоротної фінансової допомоги. Про особливості оподаткування, обліку такої допомоги ми писали тут. За отримані кошти працівник самостійно придбаватиме пальне.
Окрім того, для цілей ПДВ (див. далі) із встановленою договором позички періодичністю працівник має складати звіт про використання авто. У цьому звіті наводиться також пробіг автомобіля за період використання. Оскільки для обліку і оподаткування найменший звітний період складає місяць, звіт потрібно складати не рідше одного разу на місяць, як правило, в останній день місяця.
ПДВ
На жаль, якихось пільг зі сплати ПДВ в розглядуваній ситуації немає.
Безоплатне користування отриманим автомобілем відноситься до постачання послуг (пп. «в» пп. 14.1.185 ПКУ). А тому така операція оподатковується ПДВ, якщо підприємство є платником ПДВ.
Базою оподаткування буде договірна вартість, але не нижче звичайних цін (див. пп. 188.1 ПКУ). Договірна вартість в розглядуваній ситуації – 0 грн. А звичайна ціна – це фактично ринкова орендна плата.
В такому разі підприємству потрібно виписати дві ПН – одну на договірну вартість (0 грн), другу на суму перевищення звичайної (ринкової) ціни над договірною (фактично на ринкову вартість).
Як вже зазначалося, працівник має складати звіт про використання автомобіля. На дату звіту слід складати і ПН.
Якщо за кошти підприємства придбавалися паливні картки, талони і безоплатно передавалися працівникові, то потрібно в такому ж порядку складати ПН на передані картки.
ПДФО, ВЗ, ЄСВ
На жаль, якихось пільг зі сплати ПДФО, ВЗ в розглядуваній ситуації немає.
Вартість безоплатно отриманих працівником послуг, а також карток, талонів, якщо вони надавалися, включається до складу оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо, в розмірі звичайної (фактично – ринкової) ціни (див. п. «е» пп. 164.2.17 ПКУ). Тобто, це вартість з ПДВ, зазначена у другій ПН.
Оскільки таке благо надано в негрошовій формі, база оподаткування для цілей утримання ПДФО визначається з урахуванням «натурального» коефіцієнта, згідно з п. 164.5 ПКУ, який для ставки 18% становить 1,219512. Для утримання ВЗ застосування коефіцієнта нормами ПКУ не передбачено.
Що стосується ЄСВ, то оскільки відносини виходять за межі трудових, на наш погляд, ЄСВ нараховувати не потрібно.
Бухоблік
Переданий в позичку автомобіль продовжує перебувати на балансі підприємства. Причому в аналітичному обліку до рахунку 10 потрібно відобразити передачу автомобіля у підзвіт працівника.
Амортизація автомобіля, нарахований ПДВ, вартість безповоротної фіндопомоги, якщо вона надавалася, чи вартість паливних карток, талонів, і утримані ПДФО, ВЗ списуються на субрахунок 949: Дт 949 Кт 13, 203, 641, 642, 685.
Дохід від безоплатно наданих послуг в бухобліку не відображається.
Шоб уникнути цих небажаних податкових наслідків, можна розглянути варіанти надання допомоги ЗСУ та населенню від імені самого підприємства. На цю тему читайте тут, тут, тут та тут (в частині оподаткування ПДВ та податком на прибуток допомоги військовим).