Як підприємству зберігати чек з QR-кодом в електронній формі?
На підтвердження своїх витрат підзвітна особа надала в бухгалтерію організації роздруківку електронного фіскального чеку з QR-кодом (який вона отримала на свій e-mail в PDF форматі). В якому форматі організація повинна зберігати такі електронні фіскальні чеки?
Відповідно до п. 4 розд. ІІІ Порядку №547, суб'єкти господарювання, які використовують РРО для здійснення розрахункових операцій у готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також здійснення операцій з приймання готівки для подальшого її переказу, зобов'язані надавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, включаючи ті, замовлення або оплата яких здійснюється з використанням мережі Інтернет, під час отримання товарів (послуг) в обов’язковому порядку розрахунковий документ встановленої форми та змісту на повну суму проведеної операції, створений в паперовій та/або електронній формі (у тому числі, але не виключно, з відтворюванням на дисплеї реєстратора розрахункових операцій QR-коду, який дає змогу особі зчитувати та ідентифікувати з розрахунковим документом за структурою даних, що в ньому містяться, та/або надсиланням електронного розрахункового документа на наданий такою особою абонентський номер або адресу електронної пошти).
Подібна норма щодо використання ПРРО наведена в п. 1 розд. IV Порядку №317.
Таким чином, якщо підзвітна особа сплатила за товар, послугу, вона може отримати від продавця як паперовий чек, так і електронний чек на власну електронну пошту, звідки надрукувати чек самостійно.
З наведеного випливає, що ці чеки з точки зору дотримання норм чинного законодавства є рівноцінні. Таким чином, організація повинна зберігати чек в роздрукованому вигляді, наданому підзвітною особою, разом з авансовим звітом. QR-код, який буде на такій роздруківці, дає змогу зчитувати та ідентифікувати його з розрахунковим документом за структурою даних, що в ньому містяться.
Причому, на наш погляд, відсутні підстави окремо зберігати такий чек в електронному вигляді, адже в такому вигляді чек отримано на електронну пошту підзвітної особи, а не організації.